Birkaç hafta önce: keşif ve kat planı
İlk adım, nakliye firmasının mevcut ofisi ve mümkünse yeni ofisi görmesidir. Masa, dolap, arşiv ve teknik ekipman listesi bu keşifte çıkar. Yeni ofisin kat planı üzerinde her çalışma alanına bir numara verilmesi, tüm sürecin omurgasını oluşturur.
Şirket içinde taşınmadan sorumlu bir kişi belirlemek, kararların hızla alınmasını sağlar. Bu kişi nakliye firması, bina yönetimleri ve bilgi işlem ekibi arasındaki iletişimi yürütür. Önemli kararların tek bir noktadan verilmesi karışıklığı önler.
İzinler ve bina kuralları
Hem çıkış hem de varış plazasının yönetimi taşınma için belirli bilgiler ve izinler ister. Ekip listesi, araç plakaları, taşınma saatleri ve yük asansörü randevusu bunların başında gelir. Bu bilgilerin zamanında iletilmesi, taşınma gecesi güvenlikte beklemeyi önler.
Bazı plazalar lobi ve koridorların koruma malzemesiyle kaplanmasını ya da belirli bir yükleme kapısının kullanılmasını şart koşar. Otopark yüksekliği de hangi aracın kullanılabileceğini belirler. Bu ayrıntıları taşınmadan önce netleştirmek planın sağlamlığını artırır.
Son hafta: çalışanlar ve bilgi işlem
Çalışanlara koliler dağıtılır ve kişisel eşyalarını, masa üstü malzemelerini paketlemeleri istenir. Her koliye çalışanın masa numarası yazılır. Ortak alanlar, mutfak ve arşiv ise nakliye ekibine bırakılır.
Bilgi işlem ekibi sunucu, ağ cihazları ve telefon sistemi için ayrı bir plan hazırlar. Yedekleme ve kapatma işlemleri taşınmadan önce tamamlanmalıdır. Yeni ofiste internet ve elektrik altyapısının hazır olduğu da kontrol edilmelidir.
Taşınma hafta sonu ve pazartesi sabahı
Taşınma genellikle cuma akşamı başlar; önce paketleme tamamlanır, ardından yükleme ve taşıma yapılır. Yeni ofiste masalar kat planına göre kurulur, koliler numaralı yerlerine bırakılır. Bilgi işlem ekibi bu sırada sistemleri yeniden çalıştırır.
Pazar akşamı ya da pazartesi sabahı erken saatte yapılacak bir kontrol turu, eksik ya da yanlış yere konmuş bir şey olup olmadığını gösterir. Çalışanlar geldiğinde masalarını ve kolilerini hazır bulur. İlk gün küçük aksaklıklar için nakliye firmasıyla iletişimde kalmak işinizi kolaylaştırır.